Reincorporación de empleados: el mejor camino a seguir para la eficacia de los empleados
Incorporación es un término amplio que captura muchos de los momentos críticos desde el momento en que su nuevo candidato acepta la oferta de trabajo de su empresa. Sin embargo, a pesar de lo que COVID-19 nos ha arrojado, queda un tema común. La incorporación es el proceso que garantiza que sus nuevos empleados estén listos para lo que se les presente, ya sea que estén en casa o en la oficina.
¿Vale la pena volver a incorporar empleados remotos?
Cuando el país pasó a trabajar desde casa al comienzo de la pandemia de COVID-19 en marzo de 2020, los empleadores se vieron obligados a cambiar elementos completos de su negocio, incluida la incorporación, a un entorno virtual. Pero con más oficinas que comienzan a ver un regreso al trabajo, aunque con un enfoque híbrido, ¿debería considerar volver a incorporar al personal que comenzó virtualmente en los últimos 24 meses?
Volver a incorporar y dar la bienvenida a su personal a la oficina jugará un papel vital en el éxito de su nuevo equipo a medida que crece y se desarrolla en su negocio, al mismo tiempo que permite que florezca la cultura social de su empresa. La investigación de Glassdoor muestra que las organizaciones con sólidas prácticas de incorporación mejoran la retención de empleados en un 82 % y la productividad en más del 70 %.
El informe destacó que:
- Una buena incorporación de empleados puede mejorar la retención en un 82 %.
- Solo el 12% de los empleados encuestados piensa que su incorporación fue excelente.
- La mayoría de las organizaciones solo dedican 1 semana a la incorporación.
Una forma de ver esta cuestión es desde una perspectiva legal. Si su nuevo miembro ingresa a la oficina por primera vez, entonces deberá estar informado de los procesos de construcción, desde algo tan simple como el procedimiento de incendio, hasta dónde se sienta el socorrista, en caso de que estén obligado a cumplimentar un formulario de accidente. Luego, hay otras evaluaciones que deberá realizar, como una evaluación del equipo de pantalla de visualización (DSE) que identificará qué mejoras se pueden realizar en la estación de trabajo de un empleado.
Pero luego también están los elementos más personales a considerar para los nuevos principiantes, como los protocolos de seguridad (¿Necesitan una tarjeta de identificación?), los procedimientos de reserva de la sala de conferencias, las reglas de la oficina (por ejemplo, los alimentos que están prohibidos debido a las alergias), e incluso las cosas más mundanas como dónde se encuentran las instalaciones para preparar té y café y los baños.
La reincorporación no se trata solo de cambiar de la rutina de su hogar y trasladar a su personal de regreso a la oficina; también es volver a incorporar la cultura de su empresa y los equipos dentro de ella. Todo el proceso debe abordar, apoyar y educar cómo sus empleados pueden buscar apoyo si tienen dificultades para adaptarse a trabajar en la oficina. También debe cubrir temas como los requisitos para regresar a la oficina, cómo pueden haber cambiado los diseños y las medidas de limpieza, y cuáles son sus expectativas sobre cómo los empleados usan los espacios comunes.
Pero, ¿cuáles son algunas de las actividades de incorporación comunes que podrían formar parte de su proceso de reincorporación?
6 actividades de incorporación que deben ser parte de la experiencia de reincorporación
1. El código de vestimenta: si su personal ha estado trabajando desde casa, es posible que haya relajado su código de vestimenta, pero ahora que el personal regresa a la oficina y comienza a realizar reuniones cara a cara con los clientes, es posible que desee volver a introducir la vestimenta. código a su nuevo personal.
2. Definición de la estación de trabajo de los empleados: con el regreso a la oficina tanto del personal nuevo como del establecido, parte del proceso de reincorporación podría incluir la definición del espacio de trabajo de los empleados. ¿Tienen un lugar seguro de COVID para trabajar? ¿Tienen todo el equipo que necesitan?
3. Solicite tarjetas y llaves de seguridad: dado que la mayoría de las oficinas tienen un sistema de entrada seguro, ¿todos los recién llegados a la pandemia tienen las llaves necesarias para obtener acceso? En esta etapa, es posible que también desee revisar su proceso de baja: ¿ha eliminado/recolectado estos de todo el personal que se fue durante el cierre de la oficina?
4. Presentación cara a cara con el equipo: quizás la ventaja más perdida de estar en la oficina, su experiencia de reincorporación ofrece una gran oportunidad para presentar a los nuevos miembros del personal no solo a su equipo sino también a la empresa en general. , incluidas figuras clave como la dirección y los responsables de salud y seguridad.
5. Organizar una gira de trabajo: esta tarea de reincorporación puede extenderse tanto a los nuevos empleados como al personal existente. Si ha introducido elementos de distanciamiento social en el lugar de trabajo, puede usar el recorrido para explicárselos a todo su personal, así como presentar ubicaciones como salas de reuniones, la cocina y otros espacios compartidos al nuevo personal.
6. Revise todas las políticas, como las políticas de seguridad y protección: si bien algunos miembros del personal se han incorporado a su empresa, es posible que algunos miembros del personal también se hayan ido durante el cierre, por lo que, como parte de su reincorporación general, ¿ha considerado revisar todos sus políticas de seguridad contra incendios a salud y seguridad? ¿Todavía tiene suficiente personal capacitado en el sitio para cubrir sus deberes legales o necesita invertir en capacitación para su personal?
Cómo una mejor incorporación puede aumentar la eficacia de los empleados
Muchos consideran que la incorporación es una función comercial esencial. Sin embargo, no todas las empresas cuentan con un proceso de incorporación establecido, y las que lo tienen a menudo no están satisfechas con él. Cuando piensa en el objetivo principal de la incorporación (minimizar el tiempo de ayudar a un nuevo empleado a ser efectivo), es sorprendente que algunas empresas no se lo tomen más en serio.
Un estudio reciente de Harvard Business Review encontró que el 22% de las empresas no tenían un programa de incorporación formal, mientras que el 49% solo calificó su procedimiento de incorporación como “algo exitoso”.
Sin embargo, no se trata solo de la oportunidad perdida, ya que la incorporación ineficiente e ineficaz puede tener un impacto negativo significativo. En una encuesta de gerentes de recursos humanos realizada por el sitio de trabajo CareerBuilder, el 16 % dijo que la incorporación deficiente o inexistente reduce la productividad de su empresa, el 14 % dijo que genera mayores ineficiencias y el 12 % dijo que conduce a una mayor rotación de empleados.
Por el contrario, la incorporación exitosa tiene un efecto positivo, tanto en términos de productividad como de retención de empleados. La investigación realizada por Aberdeen Group muestra que las organizaciones con un proceso de incorporación estándar experimentan un 54 % más de productividad de nuevos empleados y un 50 % más de retención de nuevos empleados. Esto fue respaldado aún más por un informe de Korn Ferry que indica que el 98% de los ejecutivos cree que los programas de incorporación son clave para la retención de empleados.
¿Por qué los procesos de incorporación son tan inconsistentes?
Entonces, ¿por qué el proceso de incorporación es tan inconsistente entre las diferentes empresas? Hay muchas razones posibles, pero normalmente surgen problemas cuando se deja que los gerentes ‘diseñen’ y ejecuten su propio proceso de incorporación. Si no son conscientes del impacto de una incorporación deficiente, no lo considerarán importante.
Los gerentes ocupados pueden restar prioridad al proceso, lo que resulta en un enfoque desordenado y de última hora, lo que resulta en una mala experiencia para el nuevo empleado. Ponte en los zapatos de ese nuevo empleado. Piense en ninguna computadora portátil, correo electrónico, teléfono o incluso un escritorio en su primer día. Su gerente ha reservado una reunión con un cliente y está fuera de la oficina. O su nuevo equipo pensó que no iba a comenzar hasta dentro de un par de semanas.
En los últimos años, RR.HH. ha intervenido correctamente para proporcionar un marco más estandarizado para apoyar a los gerentes. Incluso una lista de verificación de incorporación básica que asegure que las cosas obvias se hagan bien puede marcar una gran diferencia. Las primeras impresiones cuentan y un nuevo empleado ya se siente fuera de su zona de confort cuando se une a una nueva organización, por lo que es una buena oportunidad para que se sienta valorado y parte del equipo.
Cómo reincorporar a los empleados que comenzaron de forma remota
Si la incorporación es algo que debe tomar en serio, estos son nuestros mejores consejos para garantizar que su proceso de incorporación realmente funcione, y dónde la tecnología puede ayudar.
- Comience a incorporarse con anticipación
Es un error pensar que la incorporación solo debe comenzar cuando el nuevo empleado entra por la puerta. En realidad, hay muchas cosas que puede hacer por adelantado, como configurar un sistema que envíe automáticamente correos electrónicos de bienvenida a los recién llegados y les recuerde que traigan los documentos necesarios el primer día: tarjeta de seguridad, pasaporte, licencia de conducir, etc.
También puede compartir información básica sobre la empresa y las actividades de incorporación planificadas para el primer día, y proporcionar indicaciones para llegar a la oficina.
Además, debe hablar con el gerente del nuevo empleado con anticipación, para que él o ella sepa qué se espera del empleado entrante. También puede asegurarse de que la estación de trabajo de su nuevo empleado y los dispositivos que necesitará estén preparados adecuadamente. Esta preparación inicial allanará el camino para su nuevo empleado y lo ayudará a ponerse en marcha.
- Conoce al equipo rápidamente
No hay nada más desalentador para un nuevo empleado que sentirse solo y desconectado en el trabajo, por lo que es importante presentarlo a su equipo lo antes posible.
No espere hasta que pueda reunir a todos en una habitación, ya que eso crea un retraso innecesario. La tecnología significa que puede organizar fácilmente una llamada de conferencia o una reunión de Skype lo antes posible, para que su nuevo empleado pueda comenzar a conocer a sus colegas rápidamente, tal vez incluso antes del primer día. De hecho, algunos empleados nuevos pueden asistir a un día de inmersión, antes de su fecha de inicio oficial, para conocer a sus nuevos colegas.
- Que sea un proceso bidireccional
Es probable que haya varias personas involucradas en el proceso de incorporación: el nuevo empleado, recursos humanos, gerentes de línea, miembros del equipo, TI, etc., por lo que tiene sentido vincular a todos en una herramienta electrónica que permita la colaboración y el intercambio de información. También puede proporcionar una lista de verificación de las tareas de incorporación que deben completarse con un itinerario.
Este tipo de enfoque colaborativo le permite establecer exactamente qué debe hacerse, cuándo y por quién. Entonces todos, incluido su nuevo titular, pueden mantenerse informados, ya que es fácil seguir el progreso y llenar rápidamente cualquier vacío.
Un sistema de recursos humanos puede respaldar este proceso y puede permitirle medir cómo se siente un nuevo empleado a través de mecanismos de retroalimentación, como una encuesta diaria de Pulse. Puede decidir llevar esto un paso más allá y realizar sesiones de retroalimentación formales y configurar una encuesta de compromiso de incorporación. Los comentarios no solo lo ayudan a monitorear a sus nuevos empleados, sino que también le brindarán información valiosa para ayudarlo a mejorar aún más sus programas de incorporación.
- Sigue tu entrenamiento
Se debe leer y comprender mucha información durante el proceso de incorporación, pero ¿está asimilando todo su nuevo empleado?
Una forma de evaluar esto es a través de un sistema de capacitación, que proporciona periódicamente pruebas para evaluar el nivel de comprensión de su nuevo empleado y envía automáticamente los resultados para que los revise el gerente. Un campo de comentarios puede permitir que el gerente de línea se mantenga en contacto con el nuevo empleado y ofrezca comentarios, mientras que los mensajes automáticos recordarán a ambas partes sobre las próximas reuniones de progreso cara a cara.
Una vez completada la capacitación, algunos sistemas calcularán las puntuaciones generales y proporcionarán una evaluación del aprendizaje para ayudar con el desarrollo futuro.
- Manejar la información con sensatez
Es confuso y desorientador para cualquier principiante que se le presente una gran cantidad de información en su primer día. Del mismo modo, quedarse con poca o ninguna información sobre su rol y requisitos puede hacer que las personas se sientan inquietas.
Puede evitar ambos escenarios mediante el uso de tecnología para garantizar que los detalles correctos se envíen en el momento adecuado, en fragmentos fácilmente digeribles. También puede configurar un panel de incorporación personal donde se pueda acceder a la información cuando sea necesario; esto podría incluir un manual del empleado e información sobre los beneficios de la empresa, así como guías para usar software y equipos relevantes. Puede publicar nueva información en el tablero según sea necesario, acompañada de notificaciones por correo electrónico.
Resumen de la incorporación de nuevos empleados
La incorporación es un proceso vital para cualquier negocio. Hágalo bien y reducirá significativamente el tiempo que le toma a su nuevo empleado comenzar a hacer la contribución para la que lo contrató, lo que aumentará el rendimiento de su negocio y, a su vez, mejorará sus posibilidades de retenerlo a largo plazo.
Sin embargo, si lo hace mal, podría terminar con un empleado improductivo y privado de sus derechos que probablemente dejará su puesto rápidamente, lo que lo cargará con el gasto y el tiempo de tener que contratar a otra persona.
