Qué es la incorporación y cómo hacerlo bien
La incorporación es el proceso en el que los empleados recién contratados se introducen e integran en su nuevo rol en una organización. Esto incluye la configuración de la estación de trabajo del nuevo empleado, la orientación con los nuevos colegas y gerentes, la familiarización con los procesos de trabajo, las expectativas y las culturas, la alineación con la misión, la visión y los valores de una empresa, y otros elementos diseñados para maximizar el potencial de desempeño de un nuevo empleado en su trabajo.
Su nueva contratación comenzará pronto, ¡eso es emocionante! Su equipo se esfuerza mucho en contratar al mejor candidato, por lo que debe asegurarse de que permanecerán en su empresa y prosperarán durante mucho tiempo. El primer paso para lograr esto es un proceso de incorporación efectivo para ayudar a los empleados a adaptarse a su nuevo lugar de trabajo y volverse productivos rápidamente.
¿Qué es la incorporación de empleados?
La incorporación de nuevos empleados es el proceso por el que pasan las empresas para dar la bienvenida e integrar a los empleados en el lugar de trabajo. Esta misma definición sugiere que el proceso de incorporación de empleados se extiende mucho más allá del primer día de una nueva contratación: continúa hasta que se han ajustado por completo a su función y equipo.
Y esta es la principal diferencia entre onboarding y orientación. La definición de incorporación de empleados se refiere a cualquier acción que ayude a los nuevos empleados a comprender cómo funcionan las cosas en su nuevo entorno de trabajo, familiarizarse con la cultura de la empresa y sentirse bienvenidos y valorados en su equipo.
La orientación de los empleados, por otro lado, es el primer paso de la incorporación. Es cuando los nuevos empleados aprenden los conceptos básicos de su entorno: por ejemplo, pueden familiarizarse con el edificio de oficinas y las políticas de la empresa, comprender sus nuevas funciones laborales y ser presentados a sus colegas.
¿Por qué es importante la incorporación?
Piense en su primer día en cualquier trabajo: es probable que estuviera emocionado pero nervioso. Si no recibe suficiente atención e instrucción, es posible que no sea un buen augurio para su estado de ánimo o su motivación para ponerse al día en su nueva capacidad.
Esta puede ser una de las razones por las que más del 25% de los nuevos empleados dejan sus trabajos después de los primeros tres meses. Y esta es una gran pérdida para una empresa que debe repetir un costoso proceso de contratación para encontrar un reemplazo tan pronto, sin contar los recursos gastados para capacitar o compensar a ese nuevo empleado durante su tiempo en su empresa.
Por lo tanto, la incorporación efectiva de nuevos empleados puede mejorar la retención de empleados de su empresa.
Otro beneficio de una buena política de incorporación es que las nuevas contrataciones alcanzan la productividad total más rápido. Si no reciben la ayuda adecuada de RR. HH. o de su gerente, y solo intentan dar sentido a todo por su cuenta, su empresa pierde los ingresos potenciales que este empleado generaría de otro modo . Si los nuevos empleados pasan por un proceso de incorporación bien desarrollado, se adaptarán más rápido a su función y comenzarán a producir valor para su equipo.
Y un proceso eficaz es aún más imperativo cuando incorpora empleados remotos (que tienen dificultades adicionales para conectarse con sus colegas debido a la distancia) o pasantes y graduados (que son nuevos en su empresa y también en el mundo laboral).
Por qué es crucial dar la bienvenida a los nuevos empleados
La incorporación no debe detenerse en la política de la empresa, la inscripción en beneficios, la capacitación laboral y los inicios de sesión tecnológicos: la forma en que su empresa hace que los empleados se sientan es una parte importante de la cultura de la empresa, que es un ingrediente esencial para atraer y retener a los mejores talentos en el mercado laboral actual. También contribuye en gran medida a generar un compromiso duradero de los empleados.
Debe haber dos componentes principales involucrados en una estrategia de incorporación exitosa: asegurarse de que los nuevos empleados estén preparados con toda la información necesaria para trabajar dentro de su organización y crear un ambiente positivo y cómodo donde todos se sientan apoyados e incluidos. Una experiencia de incorporación completamente optimizada debería dar la bienvenida a un nuevo empleado de una manera que lo deje preparado para desempeñar su función y emocionado de ser parte de su equipo.
Pasos del proceso de incorporación
Al diseñar el proceso de incorporación, hay muchas cosas que puede hacer para ayudar a los nuevos empleados, como enviarles un paquete de bienvenida con regalos de la empresa, organizar un almuerzo o cena de equipo con colegas o preparar una presentación. Independientemente de lo que incluya en su propio proceso, hay varias mejores prácticas de incorporación que podría seguir:
1. Comuníquese regularmente con los nuevos empleados
Si faltan más de dos semanas para la fecha de inicio de su nueva contratación, asegúrese de seguir comunicándose con ellos y demuéstreles que está ansioso por tenerlos a bordo. Puede preparar un paquete de bienvenida con regalos de la empresa o enviarles su manual del empleado por adelantado. También puede pedirle al posible gerente del nuevo empleado que envíe un correo electrónico de bienvenida al nuevo miembro del equipo.
2. Planifica la primera semana del nuevo empleado
Cuando el nuevo empleado llega por primera vez al trabajo, no estará seguro de cómo será su día. Depende de usted demostrarles que está completamente preparado para recibirlos adecuadamente. Por lo tanto, prepare un plan para sus primeros días en el trabajo y marque todas las casillas importantes (como configurar su estación de trabajo o informar a los empleados de recepción sobre la llegada del nuevo empleado).
3. Recibirlos con los brazos abiertos
Sea entusiasta, amistoso y positivo desde el primer día. Ofrezca al nuevo empleado un recorrido por la empresa y preséntelo primero a sus compañeros de trabajo en los escritorios cercanos. Programe un almuerzo de equipo para que se familiaricen con otros en su equipo y asegúrese de que su gerente se reúna con ellos regularmente durante esta primera semana crucial. Sería útil proporcionar al nuevo empleado una lista de verificación o un cronograma con todas las actividades de incorporación que ha planificado .
4. Sigue así
El proceso de incorporación no termina después de la primera semana. Debe asegurarse de que su nuevo empleado tenga suficiente trabajo básico pero significativo para hacer casi desde el principio para ayudar a generar confianza. Su gerente debe tener un plan para asignar ese trabajo y también apoyar su integración sin problemas en el equipo. Comuníquese tanto con el nuevo empleado como con su gerente después de dos semanas y al final del primer mes del nuevo empleado y bríndeles cualquier apoyo que puedan necesitar.
Un programa de incorporación bien pensado, que tenga en cuenta estos cuatro pasos, podría marcar la diferencia en la retención y el compromiso exitosos de los empleados. Es imperativo tanto para la retención como para el compromiso de los empleados que los nuevos empleados sepan que su empresa los valora desde el principio.
Por qué es importante una lista de verificación de incorporación
Hay muchas piezas en movimiento en una estrategia integral de incorporación y comenzar un nuevo trabajo ya es una situación que puede inspirar sentimientos de ansiedad, incertidumbre o sobrecarga de información. ¿Recuerdas el primer día de colegio? Es así, pero con aún más en juego.
Una lista de verificación de incorporación proporciona un cronograma poco estructurado que prioriza los aspectos más importantes de dar la bienvenida a un nuevo empleado y, al mismo tiempo, ayudarlo a ganar confianza en su nuevo rol y entorno. La incorporación es su mejor oportunidad para dar una buena primera impresión como un lugar de trabajo eficiente, organizado y atento, y una nueva lista de verificación de contratación es la herramienta ideal para ayudarlo a hacerlo.
Mejore la experiencia inicial de los empleados brindándoles una copia de la lista para que sepan qué esperar.
Incorporación remota
El auge del trabajo remoto ha agregado nuevos obstáculos para que los profesionales de recursos humanos los consideren. Es aún más fácil sentirse perdido, abrumado o confundido si no puede comunicarse con una cara amigable cerca. ¿Cómo haces que un nuevo empleado se sienta bienvenido y apoyado a distancia?
Es extremadamente importante agilizar el flujo de trabajo de incorporación formal y comunicar el proceso y toda la información involucrada lo más claramente posible para los trabajadores remotos. Ayúdelos a sentirse cómodos con las herramientas de comunicación de la empresa lo más rápido posible, configure algunas videollamadas o reuniones virtuales con los gerentes y miembros del equipo relevantes, y considere asignarles un “compañero de incorporación” para comunicarse con cualquier pregunta.
Software y herramientas de incorporación de empleados
La contratación de un nuevo empleado implica una importante inversión de tiempo, dinero y recursos. Desde la entrevista hasta la incorporación, es importante ser minucioso y organizado en cada paso del camino, no solo por razones logísticas, sino también porque causar una impresión positiva es un componente clave para adquirir talento altamente calificado en un mercado laboral competitivo.
El uso de herramientas y software de incorporación de empleados puede ayudar a agilizar la comunicación, facilitar la capacitación, garantizar el cumplimiento y administrar el papeleo necesario, entre otras cosas. También puede hacer que todo el proceso sea más fácil para los profesionales de recursos humanos al incorporar automatización y notificaciones en el flujo de trabajo para garantizar que todas las tareas se completen de manera oportuna.
La creación e implementación de una estrategia de incorporación consistente e integral mejora la eficiencia y la productividad de su organización a medida que capacita a los nuevos empleados para que asuman su nuevo puesto con comodidad y confianza.
Preguntas frecuentes
¿A qué te refieres con incorporación?
Las primeras semanas del empleo de un nuevo empleado a menudo se denominan incorporación. Esto incluye actividades que ayudan a integrarlos a la organización y enseñar sobre su estructura, cultura o visión de la empresa.
¿Cuál es el propósito de la incorporación?
La incorporación de un nuevo empleado es un paso esencial para garantizar que se conviertan en miembros productivos y contribuyentes de su organización. Este informe le brindará las herramientas que necesita para crear un proceso de incorporación exitoso que ayude a los nuevos empleados a adaptarse de manera rápida y eficiente, al mismo tiempo que maximiza su éxito.
¿Qué es un buen proceso de onboarding?
Para que el nuevo empleado esté listo y funcionando lo más rápido posible, debe tener toda su documentación en un solo lugar. Asegúrese de proporcionarles una copia o acceso a esta documentación durante la incorporación para que no haya sorpresas más adelante.
