Hay muchas razones por las que las organizaciones podrían considerar la externalización de la nómina. Una obvia es liberar más tiempo para los equipos internos de recursos humanos o de nómina, lo que también puede generar ahorros en nuevas contrataciones, administración y capacitación.

Hacer uso de una empresa de outsourcing de nómina también conduce a un mejor servicio, con menos errores, y elimina el dolor de cabeza que conlleva el cumplimiento legal en materia de impuestos, pensiones y regulaciones laborales. También proporciona una mayor flexibilidad, con la capacidad de ampliar o contratar los niveles de servicio según sea necesario, y siempre se beneficiará del software más reciente.

La provisión interna, por otro lado, puede ser costosa de mantener y muchas empresas luchan con un software de nómina desactualizado que no puede brindar la información precisa y compatible que se requiere, y que puede no estar integrado con su sistema de recursos humanos .

Pero si bien las organizaciones saben que se beneficiarían de elegir un proveedor de nómina subcontratado , puede ser difícil encontrar el momento adecuado para realizar el cambio. Las realidades de las operaciones diarias a menudo tienen prioridad, y tener el tiempo y el espacio mental para pensar en alternativas también puede ser una barrera.

Sin embargo, hay señales claras que deberían actuar como campanas de advertencia de que es hora de hacer el cambio. Aquí, echamos un vistazo a algunas de las indicaciones que sugieren que está listo para hacer el cambio a una empresa de nómina subcontratada.

Cinco señales claras de que debería considerar externalizar la nómina

1. Estás dedicando demasiado tiempo a tareas relacionadas con la nómina
2. No tiene la experiencia necesaria para manejar la nómina internamente
3. Su sistema actual es ineficiente y está causando problemas
4. El costo de mantener un sistema interno es demasiado alto
5. Estás enfrentando cambios significativos dentro de la organización.

1. Estás dedicando demasiado tiempo a tareas relacionadas con la nómina

Esta es una clara señal de que las cosas no están funcionando. Si está limitado por paquetes de software antiguos que no pueden compartir información con otros sistemas, o si usa procesos manuales y hojas de cálculo para calcular los salarios, entonces hay una mejor solución para usted. Optar por la nómina subcontratada significa que tendrá acceso al software más reciente, incluidas las actualizaciones futuras, para que pueda beneficiarse de un proceso de nómina totalmente automatizado.

Esto no solo realizará tareas que actualmente toman horas o días en cuestión de segundos, sino que también reduce significativamente la posibilidad de errores que pueden causar aún más trabajo administrativo y generar empleados descontentos.

Los datos pueden fluir libremente desde los sistemas de recursos humanos al software de la empresa subcontratada de nómina y viceversa, lo que significa que los empleados pueden acceder a las nóminas en línea a través de su software de recursos humanos existente . También se pueden actualizar otros paquetes de software, como los sistemas de tiempo y asistencia o los registros de pensiones. La empresa de nómina subcontratada también puede actuar como agente de HMRC en su nombre y pagar a los empleados directamente si es necesario.

Liberar tiempo de procesos engorrosos e innecesarios trae beneficios obvios para las organizaciones. Los profesionales de recursos humanos o de nómina tendrán más tiempo disponible para concentrarse en un trabajo más estratégico, incluido el análisis de datos de nómina para identificar tendencias o ineficiencias. Otros departamentos también se beneficiarán de información precisa y fácil de extraer, como cuentas para informes de fin de año o equipos de recursos humanos que buscan información sobre temas como la brecha salarial de género .

A más largo plazo, esto podría significar evitar contratar a más personas o no reemplazar a los que se van, ya que gran parte del trabajo preliminar lo realizará la empresa de nómina subcontratada. Dado que los profesionales de la nómina son notoriamente difíciles de contratar, esto puede reducir significativamente la presión sobre Recursos Humanos para encontrar y mejorar las habilidades del personal.

2. No tienes la experiencia necesaria para manejar la nómina internamente

El desafío de la contratación también significa que es posible que ya no tenga la experiencia necesaria internamente. No es raro ver a un profesional de nómina con experiencia que ha estado en un negocio durante mucho tiempo jubilarse, cuando era la única persona que realmente entendía cómo funcionaba todo. Ese es el punto en el que comenzará a cometer errores, y en una configuración de nómina eso significa que a las personas se les paga la cantidad incorrecta, o incluso que no se les paga en absoluto. Este escenario puede ser el momento perfecto para hacer un cambio, ya que los empleados anteriores también pueden haberse resistido a alejarse de lo que consideraban métodos probados y confiables.

Otras empresas tienen los recursos que necesitan, pero luchan para hacer frente a los períodos de ausencia del personal debido a enfermedad, licencia por paternidad o vacaciones. En las empresas más pequeñas, a menudo son los equipos de recursos humanos los que terminan ejecutando las operaciones de nómina, y esto no es algo a lo que quieran dedicar su tiempo. Si esto suena como su negocio, ahora podría ser el momento adecuado para considerar la subcontratación de la nómina.

Mantenerse al tanto de los requisitos en un panorama en constante cambio es un gran desafío para los equipos internos de nómina y los profesionales de recursos humanos. Las reglas sobre los informes de HMRC, la inscripción automática, la brecha salarial de género y el salario mínimo nacional (NMW) cambian constantemente, y mantenerse al día con estos requiere capacitación y desarrollo continuos para los equipos internos de nómina.

También existe la amenaza de multas por incumplimiento en caso de que no pueda cumplir con sus obligaciones y, en el caso de violaciones de seguridad de datos, estas pueden ser devastadoras, a pesar del daño a la reputación que conlleva.

Trabajar con una empresa de subcontratación de nómina significa que tiene acceso a un equipo dedicado de profesionales calificados en nómina, que han recibido la capacitación más reciente y están completamente al día con la última funcionalidad de software y los requisitos de informes. Idealmente, estos estarán calificados por CIPP y podrán evidenciar un desarrollo profesional continuo.

Contar con esta experiencia no solo elimina el dolor de cabeza del personal, sino que también garantiza el cumplimiento y reduce el riesgo de recibir sanciones como resultado de no presentar la información correcta. También puede estar seguro de que si necesita experiencia adicional, tal vez como resultado de una adquisición o expansión a un nuevo país, también estará disponible cuando sea necesario.

3. Su sistema actual es ineficiente y está causando problemas

Un paquete de software de nómina antiguo e ineficiente es a menudo el factor que empuja a las organizaciones a cambiar a una configuración de nómina subcontratada. Estos sistemas obsoletos no solo pueden resultar en muchas horas desperdiciadas y grandes ineficiencias, sino que también pueden causar problemas reales al no poder hacer frente a las complejidades del trabajo moderno.

Las nuevas reglas entran en vigor todo el tiempo en torno al cumplimiento de HMRC, la legislación de salario mínimo o la inscripción automática de pensiones, mientras que muchas empresas están haciendo cambios en sus arreglos de horas extra o proporcionando pagos únicos para ayudar al personal con la crisis del costo de vida . Si su sistema de nómina existente no es lo suficientemente flexible para hacer frente a estos, o si está dedicando su tiempo a crear hojas de cálculo para reflejar los nuevos requisitos, o pasar información manualmente de un sistema a otro, entonces es una señal clara de que el cambio a la nómina subcontratada debería estar en las cartas.

Aún más preocupante es la posibilidad de que su sistema lo deje expuesto a riesgos legales. El RGPD requiere que todas las organizaciones tomen medidas para garantizar que sus datos estén seguros, pero los sistemas de software más antiguos o los procesos manuales aumentan significativamente las posibilidades de una infracción. Cuando se trabaja con el socio adecuado, la externalización de la nómina significa que puede reducir drásticamente este riesgo. Asegúrese de preguntar a cualquier proveedor potencial sobre sus procesos de seguridad de datos e, idealmente, busque uno que tenga la acreditación ISO 27001.

Una empresa de nómina subcontratada también podrá encargarse de todos sus requisitos de informes, actuando como su agente para HMRC. Esto significa que pueden recibir avisos de impuestos y hacer envíos de nómina en su nombre. Si están aprobados por BACS1, también podrán pagar a los empleados o a HMRC por usted, eliminando esa carga de trabajo de los equipos internos.

4. El costo de mantener un sistema interno es demasiado alto

La subcontratación de la nómina generalmente resultará más barata en general que ejecutar una configuración interna. Una empresa de subcontratación de nómina generalmente cobrará una tarifa fija por empleado, en función de la cantidad de ejecuciones de pago que deben realizarse, para que sepa exactamente cuánto pagará por el servicio cada mes.

Operar un sistema internamente, por otro lado, puede ser extremadamente costoso. La implementación de un paquete de software tiene costos iniciales, así como costos continuos de mantenimiento. Pero también hay otros costos, en la forma de personas cuyo tiempo se dedica a centrarse en la nómina en lugar de otras actividades de mayor valor agregado, capacitar a las personas sobre cómo usar los sistemas y mantenerse al día con los últimos requisitos reglamentarios, y el costo administrativo adicional que proviene de remediar errores.

También existe la posibilidad de recibir multas significativas, en particular si se incumplen las regulaciones de GDPR, pero también como resultado del incumplimiento de HMRC u otras obligaciones de informes, así como costos considerables de contratación y capacitación cuando alguien se muda. Emplear personas internamente para realizar únicamente una función de nómina también tiene costos ocultos, en forma de aportes de pensiones, vacaciones y pago por enfermedad y contribuciones al seguro nacional (NIC), ninguno de los cuales se aplica cuando se utiliza un proveedor de nómina subcontratado.

5. Estás enfrentando cambios significativos dentro de la organización

A veces, un sistema existente ha funcionado durante varios años, aunque de manera ineficiente, pero un cambio importante en la estructura o el enfoque organizacional significa que ya no se puede ignorar el elefante de la nómina en la sala.

Un período rápido de crecimiento, tal vez debido a la obtención de un nuevo contrato, puede significar que un número significativo de empleados deba incorporarse rápidamente, y esto podría ser demasiado para una configuración de nómina anticuada o un equipo de recursos humanos o nómina sobrecargado. .

Una fusión o adquisición, o una reorganización de un grupo de empresas, también puede ser un catalizador para el cambio. Las organizaciones que se fusionan pueden ver la necesidad de unir diferentes sistemas de nómina, equipos y procesos, y continuar con múltiples configuraciones existentes en tales circunstancias no tendría sentido.

Llevar toda la nómina a un entorno de servicios compartidos y asociarse con una empresa de nómina subcontratada significa que las diversas empresas pueden aprovechar todos los beneficios de un acuerdo subcontratado y liberar el tiempo de quienes trabajan en los equipos de nómina y recursos humanos individuales para centrarse en otros asuntos. derivados del cambio de estructura. Se pueden lograr ahorros de costos significativos a partir de tales escenarios, ya que es probable que las configuraciones existentes sean ineficientes y no se beneficien del tipo de innovación que puede provenir de la subcontratación de la nómina.

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Para muchas organizaciones, lo único que les impide tomar la decisión de subcontratar la nómina es el tiempo y el espacio necesarios para pensar en ello. Pero cuando las circunstancias cambian o sucede algo que ilustra la fragilidad de las formas de trabajo existentes, como que alguien se vaya o que se apruebe otra ley que requerirá más capacitación, puede ser el catalizador que se requiere para dar el paso.

Para la mayoría de las organizaciones, la subcontratación de la nómina tiene sentido; les proporciona acceso al software más reciente, conocimientos actualizados y años de experiencia, y reduce significativamente el riesgo de errores o inexactitudes. Y dado que a menudo representa una solución general más barata que mantener o aumentar una provisión interna, ahora es el momento perfecto para cambiar a una empresa de subcontratación de nómina.

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