3 claves para escribir correos electrónicos efectivos para que los empleados lean y actúen

Un examen universitario incluyó esta pepita en las instrucciones de apertura: Y la respuesta a la pregunta 14 es b. El profesor había ocultado esto en medio de las instrucciones para ver si los estudiantes las leían con atención (y para recompensar a los que lo hacían). Si bien esta podría ser una forma práctica de medir si alguien leyó el contenido, subraya la facilidad con la que las personas pierden información y lo importante que es para Recursos Humanos escribir correos electrónicos efectivos.

Enviamos docenas de correos electrónicos cada día y recibimos aún más. ¿Realmente estamos transmitiendo nuestro mensaje clave? Probablemente no. Según una encuesta de 2019 realizada por SlickText sobre comunicación en el lugar de trabajo , casi el 40 % de los encuestados afirmaron ignorar algunos o todos los correos electrónicos de recursos humanos .

Para ayudar a escribir correos electrónicos más efectivos, estos son los factores clave para que se lean y se reciban .

Ser breve

Las notas más cortas se leen y se actúa sobre ellas más rápidamente. Según un estudio realizado en 2016 por Boomerang , los correos electrónicos de entre 50 y 125 palabras obtuvieron la tasa de respuesta más alta, alrededor del 50 %. Hubo una caída precipitada en las tasas de respuesta para los correos electrónicos de más de 2000 palabras. Si es posible, mantenga sus correos electrónicos en una sola pantalla; es más probable que pierda a su lector si tiene que desplazarse hacia abajo. El conteo de palabras de una sola pantalla para una pantalla de teléfono es de aproximadamente 100 palabras, siendo 150 el máximo para una ventana de correo electrónico en la mayoría de las pantallas de computadora.

No exagere un punto agregando demasiadas palabras o estadísticas. No agregue un puñado de adjetivos a cada oración. Si no es conciso, puede perder la oportunidad de comunicar cualquier cosa. La mayoría de los lectores no tienen el tiempo o la capacidad de atención para leer párrafo tras párrafo de información. Si realmente tiene mucha información para comunicar, incluya los puntos más críticos en el correo electrónico y enlace a preguntas frecuentes o recursos adicionales para que los lectores obtengan más información. Un correo electrónico no es el vehículo apropiado para comunicar todos los detalles de un nuevo programa o proceso.

Deje espacio para el espacio en blanco. Omitir líneas hará que el correo electrónico parezca más corto y creará una lectura más fácil (y más atractiva). Además, use formato como negrita, mayúsculas y subrayado para llamar la atención sobre información clave como fechas de vencimiento. De esa manera, si el lector solo está hojeando su correo electrónico, la información más crítica se destacará.

ser directo

Para escribir correos electrónicos efectivos, resista la tentación de salpicar su comunicación con palabras demasiado complejas, académicas u oscuras. Como informó anteriormente Forbes , los estudios realizados por el Departamento de Educación de EE. UU. muestran que el 54% de los adultos en los Estados Unidos tienen una alfabetización en prosa por debajo del nivel de ^sexto grado. Incluso si su audiencia es una minoría del 46%, la simplicidad es clave para garantizar que su mensaje sea digerible. Aquí no es donde exhibes tu trabajo de nivel Poeta Laureado. Una lectura fácil es una lectura rápida (y por lo tanto una lectura más probable).

Evite las palabras de moda y la jerga. Una palabra de moda suele ser una palabra o frase técnica o de moda que agrega poco significado pero se usa para impresionar a los legos.

La jerga suele ser un lenguaje oscuro y pretencioso.

Las palabras de moda y la jerga solo restarán valor a la eficacia de su comunicación. Las comunicaciones más legibles son breves, claras y precisas.

Manténgase alejado de la NIEBLA . LJ Rittenhouse acuñó esta frase en su libro Investing Between the Lines para describir “generalidades ofuscantes y deficientes en hechos”. Ella postula que las palabras de moda y las comunicaciones del CEO llenas de NIE sirven como una señal de alerta para los inversores. Esta escritura esponjosa y sin sustancia llena el espacio con palabras vacías que reducen la visibilidad de cualquier cosa material. Puede ser tentador esconderse en la FOG, especialmente en una situación negativa. Sin embargo, las comunicaciones cargadas de FOG carecen de claridad y generan desconfianza.

Definir la pregunta

Deje clara la intención del correo electrónico. Una forma de hacerlo es transmitir el propósito de la comunicación en la línea de asunto. Ejemplos:

Una nueva generación de empleados requiere una nueva mirada a lo que ofrecen los empleadores. La fuerza laboral más joven de hoy tiende a pasar de un empleador a otro con más frecuencia, tiene menos ingresos disponibles y valora la flexibilidad sobre el dinero en efectivo.

• ACCIÓN REQUERIDA: Introduzca los objetivos de rendimiento antes del 1 de agosto
• INFORMACIÓN IMPORTANTE: Nuevo proceso para enviar solicitudes de tiempo libre, o
• SE APROXIMA LA FECHA LÍMITE: Los formularios de reembolso de matrícula vencen MAÑANA .

Además de destacarse en las bandejas de entrada de los destinatarios, las líneas de asunto de correo electrónico efectivas permiten a los lectores determinar rápidamente si el correo electrónico es relevante para ellos.

Considere cómo hacer que sea fácil para el lector hacer lo que le pide. Por ejemplo, si desea que los miembros del equipo lean sobre la nueva política de tiempo libre, enlace directamente a un documento de resumen o preguntas frecuentes e infórmeles dónde pueden encontrar el documento completo de la política, que probablemente no se leerá. Del mismo modo, si desea que un gerente ingrese calificaciones de desempeño, enumere sucintamente los pasos pendientes y enlace directamente a la herramienta de administración del desempeño.

Tus palabras son valiosas. Asegúrese de que se les escuche escribiendo un correo electrónico efectivo que sea breve y directo. Tus lectores te lo agradecerán.